Digitalisierung im Hagener Jobcenter – Wichtiger Hinweis für die Kunden

Am 12. März 2018 startet die elektronische Aktenführung.

Mehr Service und weniger Papier: Das bringt die elektronische Akte (eAkte), die das Jobcenter Hagen ab dem 12. März 2018 anbietet. Denn statt in dicken Ordnern nach dem richtigen Dokument suchen zu müssen, können die Mitarbeitenden im Jobcenter dann per Mausklick die richtigen Unterlagen finden. So können Anfragen schneller beantwortet und Anliegen leichter bearbeitet werden.

Für die Kundinnen und Kunden ergeben sich also viele Verbesserungen. Jedoch muss eines beachtet werden:

Es dürfen keine Originalunterlagen mehr eingereicht werden. Am besten ab sofort sollten dem Jobcenter nur noch Kopien zur Verfügung gestellt werden.

„Eingereichte Dokumente werden gescannt, in die elektronische Akte eingestellt und danach datenschutzkonform vernichtet“, erklärt Annett Stöckle, Einführungskoordinatorin für die eAkte im Hagener Jobcenter. Aushänge im Jobcenter und Handzettel weisen die Kundinnen und Kunden schon jetzt auf diese wichtige Änderung hin.

Durch die Einführung der eAkte schafft das Hagener Jobcenter zudem mehr Platz, denn die raumintensive Aktenhaltung entfällt. Rund 300 Seiten umfasst eine Akte. Bei etwa 28.000 Personen, die im Jobcenter betreut werden, kommt da schon einiges an Papier zusammen.

Hinweis

Für die Kunden steht am Berliner Platz ein kostenloser Kopierer zur Verfügung.   Ob die Kosten für Kopien übernommen werden, die man andernorts anfertig oder die Fahrtkosten zum Berliner Platz übernommen werden, sollten mit dem jeweiligen Sachbearbeiter/in vorab geklärt werden. Servicefreundlicher wäre allerdings wenn man in jedem Bürgeramt so einen Kopierer zur Verfügung stellen würde.

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